رحیم فرضی پورمراحل ۵گانه تفویض اختیار از نگاه دکتر فرضی پور
آقای دکتر فرضی پور چگونه می‌توان مشکلات احتمالی تفویض اختیار را به حداقل رساند؟
بنده معتقد هستم در خصوص تفويض مراحل پنجگانه‌ای وجود دارد كه اگر رعايت شود، مشكلات این بخش برطرف می شود. بسياری از مديران از تفويض فراری هستند زيرا اين ۵ مرحله را به خوبی نمی‌دانند.
چه كارهايی بايد تفويض شوند؟
تا حد ممكن اموری كه اهميت كمتری دارند، كارهايی كه وقت گيرند و دیگران می‌توانند انجام دهند و حتی ممكن است بتوانند بهتر از مديراز عهده انجام آنها برآيند.
مراحل تفویض اختیار
مرحله اول، مرحله تجزيه و تحليل شغل و يا كارهایی است كه قرار است تفويض شوند. برخی از امور سالانه، برخی ماهانه و برخی نيز روزانه تفويض مي شوند.
مرحله دوم ، انتخاب شخص مناسب است، شخصی بايد منتصب شود كه از عهده كار تفويض شده برآيد. البته تشخيص فرد مناسب بسيار دشوار است. بکارگیری راه‌ها و فرمول‌های منابع‌انسانی هم لزوما تضمين كننده انتخاب صحيح نمی‌باشند و به علت همين پیچیدگی‌ها است كه توصيه می‌شود تا حد ممكن از افرادی استفاده شود كه شناخت اوليه‌ای نسبت به آنها وجود دارد و البته اين امر هم مشكلاتی دارد برای مثال فردی را انتخاب می‌كنيم كه شناخت مختصری از او داريم و اموری را به او تفويض می‌كنيم و بعد از مدتی فرد انتخاب شده تغيير رويه داده و تبديل به فرد دیگری می‌شود.
مرحله سوم ، مرحله توجيه كار است. فرد بايد در خصوص كاری كه قرار است انجام دهد توجيه شود، با محيط سازمان سازگار شود (با فرهنگ و ارزش های سازمانی آشنا شود) فردی كه توجيه كار را انجام مي دهد بايد ” شخص درستی” باشد. شخص درست كسی است كه تخصص دارد، از نظر سازمان قابل اعتماد و وفادار به سازمان است و توانايی آموزش دانسته هايش را دارد و همچنین میتواند حس مثبتی را نسبت به سازمان به فرد منتقل كند.
مرحله چهارم، مرحله نظارت در حين اجرا است. امروز مفهوم نظارت تغيير كرده است، در گذشته نظارت بيشتر به معنای ” مچگیری” بود در حاليكه امروز بيشتر به معنای ” اصلاح كردن” می‌باشد. انتظار میرود كه مديران امروز نظارت را از جنس كمك كردن به سيستم بدانند كه اگر اینگونه باشد سيستم و پرسنل هم از آن استقبال مي‌كنند و دوست خواهند داشت كه مديرشان همواره كنارشان باشد.
مرحله پنجم، مرحله ارزيابی نهايی است. بررسی اينكه پیشرفت كار چگونه بوده است. اگر كار خوب پیشرفته است لازم است كه فرد تا حد زيادی تشويق شود و اگر كار آنچنان كه بايد خوب انجام نشده است ولی همچنان خروجی‌ها خوب است، شخص تشويق شود و ايرادهای كار به او گفته شود. اگر كار ضعيف انجام شده باشد باز هم نمی شود در مورد فرد تصميم گرفت، ممكن است فرد خوب راهنمایی نشده باشد و يا ممكن است در آن كار خاص ضعيف بوده باشد و در كارهای دیگر عملكرد خوبی داشته باشد. نهايتا اگر هم به نتيجه برسيم كه فرد بايد تعديل شود اين امر بايد به بهترين نحو انجام شود تا كمترين آسيب به فرد و سازمان برسد و تا حد ممكن رضايت فرد را جلب كنيم.
اگر مدیران بتوانند از این پنج مرحله به خوبی در كارهای خودشان استفاده كنند مسائل و مشكلات تفويض اختيار حل خواهد شد.
مدیران ما امروز ناگزیر به تفويض اختيار هستند و انتخابی در اين خصوص نیست .
