رحیم فرضی پورعوامل تعیین‌کننده ساختار:
تکنولوژی
استراتژی
قدرت
محیط
اندازه
اطلاعات و دسترسی به موقع به اطلاعات دقیق در طول تاریخ موجب انجام اقداماتی چشمگیر در محیط های مبهم شده‌است. به طور مثال می‌توان به کامپیوتر رمزشکن انیگما به عنوان اولین کاربردهای تکنولوژی کامپیوتری در جنگ جهانی دوم اشاره‌کرد.
در تجارت نیز اطلاعات دقیق و به موقع، سازمان‌ها را قادر می‌سازد منابع خود را به شکلی کاراتر برنامه‌ریزی، تخصیص، هماهنگ و کنترل کنند.
با توجه به شعار اثبات شده ” اطلاعات قدرت است“ و بر طبق مکتب فکری پردازش اطلاعات، سازمان‌ها وجود دارند تا اطلاعاتی را پردازش کنند که امکان تصمیم‌گیری اثربخش‌تر را برای آن‌ها فراهم‌می‌کند.
اطلاعات مرتبطی که مدیران را قادرمی‌کند در مواجهه با عدم اطمینان و ابهام در کسب و کار که ویژگی قطعی محیط‌های تجاری فعلی است تصمیمات بهتری بگیرند
البریث(Galbraith) با مرتبط کردن متغیر حیاتی عدم اطمینان کاری به پردازش اطلاعات، بیان می‌کند:
” هر چه عدم اطمینان کار بیشتر باشد، میزان اطلاعات مورد نیاز که باید در طول اجرای کار به منظور رسیدن به سطح معینی از عملکرد توسط تصمیم‌گیرندگان پردازش شود، بیشتر می‌شود.“
عدم اطمینان را می‌توان به صورت زیر تعریف کرد:
” تفاوت بین حجم اطلاعات مورد نیاز برای انجام کار و میزان اطلاعات موجود در اختیار سازمان.“
درجه عدم اطمینان کار:
ترکیبی از تنوع خروجی‌ها
تعداد منابع ورودی مختلف
سطح دشواری هدف
و با افزایش پیچیدگی متغیرهای مختلف، تصمیم‌گیرندگان به اطلاعات بیشتری نیاز پیدامی‌کنند.
لذا باید ساختار سازمانی مناسبی طراحی شود که بتواند حجم وسیعی از اطلاعات تولید شده توسط منابع داخلی و خارجی را پردازش کند.
وچنین قابلیت‌هایی از طریق پیشرفت‌های مستمر و سریع IT ممکن است.
جان شامبرز مدیرعامل شرکت Cisco که با ایجاد ساختار ارتباطی دو طرفه بین مشتری و سازمان، مشتری را کانون توجه استراتژی شرکت قرارداده است معتقد است:
” قواعد جدید رقابت به سازمان‌هایی نیاز دارد که بر اساس تغییر و نه ثبات شکل می‌گیرند، به طور شبکه‌ای و نه سلسله مراتبی خشک سازماندهی می‌شوند، بر اساس وابستگی شرکا و نه خودکفایی تشکیل می شوند و بر پایه مزیت تکنولوژیکی و نه ساختارهای سنتی قدیمی ایجاد می‌شوند.“
لذا باید ساختار سازمانی مناسبی طراحی شود که بتواند حجم وسیعی از اطلاعات تولید شده توسط منابع داخلی و خارجی را پردازش کند.
وچنین قابلیت‌هایی از طریق پیشرفت‌های مستمر و سریع IT ممکن است.
جان شامبرز مدیرعامل شرکت Cisco که با ایجاد ساختار ارتباطی دو طرفه بین مشتری و سازمان، مشتری را کانون توجه استراتژی شرکت قرارداده است معتقد است:
” قواعد جدید رقابت به سازمان‌هایی نیاز دارد که بر اساس تغییر و نه ثبات شکل می‌گیرند، به طور شبکه‌ای و نه سلسله مراتبی خشک سازماندهی می‌شوند، بر اساس وابستگی شرکا و نه خودکفایی تشکیل می شوند و بر پایه مزیت تکنولوژیکی و نه ساختارهای سنتی قدیمی ایجاد می‌شوند.“
دو بعد مهم کار(پرو در تحلیل تاثیر کار بر نیازمندی‌های پردازش اطلاعات):
تنوع:
میزان رویدادهای غیرمنتظره یا جدید به هنگام انجام کار
تجزیه‌پذیری:
تفکیک فرایند کار به گام‌های مشخص برای کاهش عدم اطمینان
این دو بعد میزان پیچیدگی یک کار را مشخص می‌کنند و لذا موثر بر ساختار سازمانی هستند.
انواع کار:
روتین و عادی
کاری که از تنوع پایین و تجزیه پذیری بالا برخوردار باشد.
شامل فرایندهایی است که استاندارد، تکراری و قابل پیش‌بینی بوده و به خوبی توسط اعضای سازمان شناخته‌می‌شوند.
در طول زمان ثابت می‌ماند.
غیر روتین
کاری که از تجزیه پذیری پایین و تنوع بالا برخوردار است.
فرایند‌های آن در طول زمان تغییرمی‌کند.
ویژگی‌های کاری متفاوت و طبقه‌بندی کارها به روتین و غیرروتین تاثیر زیاد بر ساختار سازمان دارد.
تکنولوژی و مشخصا IT سازمان‌ها را قادر می‌کند اطلاعات بیشتری دریافت و پردازش کنند و در نتیجه کاری غیر روتین را به کار روتین تبدیل کنند.
IT امکان تجزیه و تحلیل اثربخش‌تر کارهای غیرروتین و همچنین حذف برخی تنوع‌ها یا عدم اطمینان‌ها را از شرایط میسرمی‌کند.
وجود گروهی از وظایف غیر روتین بیانگر محیط بسیار متلاطم(دارای تعداد عناصر خارجی زیاد و متفاوت با تغییرات زیاد) است و وجود وظایف روتین بیانگر محیط ثابت(دارای تعداد عناصر خارجی اندک و مشابه با تغییرات کم) است.
در محیط متلاطم سازمان‌ها به سمت ساختارهای مسطح‌تر و غیرمتمرکزتر از
ساختارهای بوروکراتیک حرکت می‌کنند زیرا این ساختارها امکان پردازش
اطلاعات بیشتر را بین اعضا میسرمی‌کنند. این در حالی‌است که ساختار
بوروکراتیک سنتی تناسب خوبی با محیط‌های ثابت دارند.
بنابراین IT با تاثیر بر نوع کار، ساختار سازمان را نیز دچار تغییر می‌کند.
IT با نفوذ به بالای سازمان و اثر بر استراتژی‌ها و تصمیمات کلان سازمانی باعث ایجاد سازمان‌های جدیدی شد که سازمان‌های شبکه‌ای و مجازی از این دسته‌اند. این سازمان‌ها کاملا وابسته به IT هستند و بدون آن امکان بقا نخواهند داشت.
در مرحله تدوین استراتژی‌های سازمانی می‌بایست سه عامل ماموریت سازمانی، عوامل داخلی سازمانی و عوامل خارجی مورد توجه قرارگیرند.در این میان IT به عنوان یکی از ابزارهای بسیار قوی در فرایند بررسی عوامل خارجی مورد استفاده قرارمی‌گیرد و به همین سبب در سال‌های اخیر اطلاعات رقابتی که در دسترس سازمان‌ها قرارمی‌گیرد افزایش چشم‌گیری داشته است.
ورود سیستم‌های SIS (Strategic Information System) به لایه بالای سازمان اثباتی است بر تاثیر IT در تصمیمات استراتژیک سازمان‌ها.SIS سیستمی است برای مدیریت اطلاعات و کمک در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک. یک سیستم اطلاعاتی برای پشتیبانی از/یا تغییر استراتژی سازمان.
لازم به ذکراست که فقط سازمان‌های First Mover می‌توانند بهره کافی را از این سلاح رقابتی ببرند.
روبی:
” IT به طور اساسی مکانیزم‌ها و ماهیت هماهنگی و کنترل سازمانی را تحت تاثیر قرارداده و در نتیجه اثرات مستقیم بر ساختار سازمان دارد“.
تراویکا:
”در این صورت IT به عنوان یک جایگزین برای ساختار سازمانی عمل می‌کند“.
و نقش IT از یک ابزار حامی ساختار سازمانی به یک مکانیزم که به عنوان جایگزینی برای ساختارهای سازمانی سایه‌ای عمل می‌کند تکامل خواهد یافت.
آقای علبرضا منافی و خانم مریم مشایخی (از دانش آموخته گا ن mbaموسسه آموزش عالی آزاد بهار –دوره ۲۶)
نظر دهید